Personvernerklæring for Cappa AS
Oppdatert: 28.10.2025
Personvernet ditt er viktig for oss i Cappa AS, og vi er opptatt av å behandle personopplysninger på en trygg, åpen og ansvarlig måte. Denne erklæringen beskriver hvordan vi samler inn, bruker, lagrer og deler personopplysninger i forbindelse med våre rekrutteringsprosesser og bruk av nettstedet www.cappa.no.
Dersom du har spørsmål kan du kontakte
Daglig leder: Frode Finsrud – frode.finsrud@cappa.no
1. Behandlingsansvarlig og databehandlere
Cappa AS ved daglig leder er behandlingsansvarlig for personopplysningene dine.
Vi er også databehandler på vegne av våre kunder (oppdragsgivere) som bestiller rekrutteringsoppdrag. Det inngås databehandleravtaler mellom Cappa og alle kunder og leverandører.
Våre databehandlere og leverandører:
- RecMan AS – skybasert CRM- og rekrutteringssystem
- Microsoft 365 – intern e-post, dokumentlagring og kommunikasjon
- Monday.com – prosjektstyring
- LinkedIn – annonserings- og rekrutteringsplattform
Andre underleverandører kan brukes til teknisk drift, sikkerhet og support.
Det foreligger databehandleravtaler med alle disse partene.
2. Formålet med behandlingen
Formålet med innsamling og behandling av personopplysninger er å:
- finne og velge ut de best kvalifiserte kandidatene til stillinger og franchisemuligheter hos våre oppdragsgivere
- administrere og følge opp søknader, intervjuer og kommunikasjon
- kontakte kandidater med relevante jobbmuligheter
- oppfylle lovpålagte krav knyttet til arkivering, dokumentasjon og kvalitetssikring
Vi behandler ikke personopplysninger til andre formål enn rekruttering og kommunikasjon relatert til våre tjenester.
3. Hvilke opplysninger vi behandler
Vi behandler personopplysninger som er nødvendige for å gjennomføre rekrutteringsprosesser, herunder:
- navn, e-postadresse, telefonnummer, bostedsadresse
- fødselsår og arbeidssted
- CV, søknader og eventuelle vedlegg
- informasjon om utdanning, erfaring og motivasjon
- notater fra samtaler og intervjuer
- samtykkeregistrering og kommunikasjonshistorikk
Vi lagrer ikke sensitive personopplysninger (som helseopplysninger, fagforeningsmedlemskap, religion eller politisk oppfatning).
4. Hvordan vi innhenter opplysninger
- Direkte fra kandidat ved registrering av profil eller søknad via RecMan-systemet
- Gjennom tredjepartstjenester som “Søk med LinkedIn”, Finn.no/Enkel søknad eller Vipps-søknad, hvor du selv autentiserer deg
- Ved kontakt via e-post, telefon eller kontaktskjema på nettsiden
- Automatisk ved besøk av nettstedet www.cappa.no (tekniske data og cookies – se punkt 10)
5. Behandlingsgrunnlag
Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av personvernforordningen (GDPR) artikkel 6:
- Samtykke (art. 6 (1) a) – for kandidater som registreres i vår database for nåværende og fremtidige stillinger.
- Berettiget interesse (art. 6 (1) f) – for å kunne gjennomføre rekrutteringsprosesser og holde kontakt med kandidater.
- Rettslig forpliktelse (art. 6 (1) c) – der vi må lagre opplysninger for å oppfylle lovpålagte krav, for eksempel knyttet til regnskap eller dokumentasjon.
Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt ved å slette profilen din eller kontakte oss.
6. Lagring og sletting
CV-er, søknader og notater lagres i RecMan-systemet, hvor kun Cappas rådgivere har tilgang sikret med passord og tofaktor-autentisering.
- Kandidater som søker via RecMan samtykker elektronisk.
- Potensielle kandidater som blir kontaktet av oss samtykker muntlig eller skriftlig, og mottar deretter innloggingsinformasjon til egen profil.
- Kandidatprofiler lagres til du selv sletter dem, eller til du trekker samtykket ditt.
- All lokalt lagret informasjon slettes etter avsluttet rekrutteringsprosess, og utskrifter makuleres.
- Dersom du ber om sletting etter å ha blitt presentert for en oppdragsgiver, varsler Cappa denne oppdragsgiveren slik at dine data også slettes hos dem – med mindre det foreligger annet juridisk grunnlag (for eksempel en arbeidsavtale).
7. Utlevering av opplysninger til tredjepart
Tredjepart i våre prosesser er normalt oppdragsgiver – altså selskapet som har bestilt rekrutteringen.
Cappa distribuerer ikke CV-er eller personopplysninger uten ditt samtykke. Ved søknad eller opprettelse av profil samtykker du til at opplysninger kan deles med kunder og samarbeidspartnere i rekrutteringssammenheng.
Våre oppdragsgivere forplikter seg til å behandle mottatte opplysninger forsvarlig og til å slette data etter endt prosess, med mindre annet lovlig grunnlag foreligger.
8. Delt behandlingsansvar
I våre rekrutteringsprosesser har Cappa AS og våre oppdragsgivere et delt behandlingsansvar:
Cappa AS er behandlingsansvarlig for innsamling, vurdering og lagring av kandidatopplysninger i våre systemer (RecMan).
Oppdragsgiver er behandlingsansvarlig for behandlingen av opplysningene som de mottar fra Cappa, inkludert vurdering, videre dialog og eventuell ansettelse.
Begge parter forplikter seg til å behandle personopplysninger i tråd med personvernregelverket og informere kandidater tydelig om hvem som er behandlingsansvarlig for hvilke deler av prosessen.
9. Overføring utenfor EØS
Personopplysninger behandles som hovedregel innenfor EØS. Vi overfører ikke personopplysninger til land utenfor EØS uten at det foreligger et gyldig overføringsgrunnlag og tilstrekkelige garantier for beskyttelse av dine data.
Dersom data i enkelte tilfeller overføres utenfor EØS (for eksempel via underleverandører), sikrer vi at dette skjer i henhold til GDPR gjennom EU Standard Contractual Clauses (SCC) eller tilsvarende beskyttelsesmekanismer.
10. Bruk av nettstedet og informasjonskapsler
Når du besøker www.cappa.no, samler vi automatisk inn enkelte tekniske data (som IP-adresse) for å:
- gi tilgang til nettstedet
- sikre stabilitet, sikkerhet og ytelse
- analysere trafikk og bruksmønstre
Informasjonskapsler (cookies)
Vi bruker informasjonskapsler for å gjøre nettsiden vår enklere å bruke og for å forbedre brukeropplevelsen. En informasjonskapsel (cookie) er en liten tekstfil som lagres på enheten din når du besøker nettstedet.
Cappa benytter cookies til:
- å huske brukerinnstillinger og innlogging
- å samle anonym statistikk om bruk av nettsiden (for eksempel trafikk og besøksmønstre)
- å forbedre funksjonaliteten og innholdet på nettsiden
- i enkelte tilfeller, til markedsføring og visning av relevante annonser på andre nettsteder
- Vi bruker kun cookies til markedsføring basert på ditt samtykke, og du kan når som helst endre eller trekke dette tilbake i nettleserens innstillinger. Merk at blokkering av cookies kan føre til at enkelte funksjoner på nettstedet ikke fungerer som de skal.
Google reCAPTCHA
Vi bruker Google reCAPTCHA for å beskytte skjemaer mot automatisert misbruk. Dette innebærer at Google analyserer atferd (for eksempel musebevegelser) for å fastslå at brukeren er et menneske.
Mer informasjon finner du her:
https://www.google.com/policies/privacy/
https://www.google.com/intl/en/policies/terms/
11. Informasjonssikkerhet
Cappa AS bruker RecMan, et skybasert rekrutteringssystem, for å behandle kandidatopplysninger. Systemet sikres med to-faktor-autentisering, tilgangsstyring og passordkrav. Kun rådgivere hos Cappa har tilgang til personopplysninger, og alle er underlagt taushetsplikt.
Alle dokumenter som lenkes fra systemet (for eksempel kandidatpresentasjoner) er beskyttet mot uautorisert tilgang og robotindeksering. Cappa gjennomfører både tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, inkludert sikker lagring, sletting og anonymisering.
Dersom det skulle oppstå et sikkerhetsbrudd som påvirker dine personopplysninger, vil Cappa varsle både berørte personer og Datatilsynet i tråd med GDPR artikkel 33 og 34.
12. Dine rettigheter
Du har rettigheter etter personopplysningsloven og GDPR:
- Innsyn – du kan be om kopi av opplysningene vi har om deg
- Retting – du kan korrigere uriktige opplysninger
- Sletting – du kan be om sletting (“retten til å bli glemt”)
- Begrensning – du kan be om at behandlingen stanses midlertidig
- Dataportabilitet – du kan be om å få data utlevert i et maskinlesbart format
- Tilbakekall av samtykke – du kan trekke samtykket ditt når som helst
Du kan sende forespørsel om innsyn eller sletting ved å kontakte oss på e-post, eller ved å logge inn på din profil i RecMan. Forespørsler behandles kostnadsfritt og innen 30 dager.
13. Kontakt og klage
Har du spørsmål eller ønsker å utøve rettighetene dine, kontakt oss gjerne:
Cappa AS
E-post: frode.finsrud@cappa.no / post@cappa.no
Telefon: 23 38 38 80
Adresse: Olaf Helsets vei 5, 0694 Oslo
Dersom du mener vår behandling av personopplysninger bryter med gjeldende regelverk, kan du kontakte Datatilsynet: www.datatilsynet.no
14. Endringer i denne erklæringen
Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov, for eksempel ved endringer i lovverk, teknologi eller våre tjenester. Den nyeste versjonen vil alltid være tilgjengelig på www.cappa.no.
Vesentlige endringer vil varsles til registrerte kandidater.